Email ကောင်းတစ်စောင်ဖြစ်ဖို့ ဘယ်လိုရေးမလဲ?

Email ဆိုတာ ဒီနေ့ခေတ်မှာတော့ လူတော်တော်များများနဲ့ မစိမ်းတော့ပါဘူး။ Personal ကိစ္စပဲဖြစ်ဖြစ် Business တွေမှာပဲဖြစ်ဖြစ် Email ကို တွင်ကျယ်စွာ အသုံးပြုနေကြပါတယ်။ Email ကောင်းတစ်စောင်ဖြစ်ဖို့ လိုအပ်ချက်တွေကို တင်ပြလိုက်ပါတယ်။

၁။ နှုတ်ခွန်းဆက်စကားနဲ့ စတင်ပါ
Business အတွက်ဖြစ်ဖြစ် Personal ဖြစ်ဖြစ် နှုတ်ခွန်းဆက်စကားနဲ့ စတင်သင့်ပါတယ်။ Business အတွက်ဆိုရင်တော့ Formal ကျကျရေးဖို့လိုပါတယ်။ “Hi” လို့သုံးမယ့်အစား “Dear” ကိုသုံးပါ။ တခြားသော အခြေအနေတွေမှာတော့ “Good Morining” “Good Afternoon” “Good Evening” “Hello” စတာတွေ သုံးနိုင်ပါတယ်။

၂။ Subject Line အတွက်လည်းမမေ့ပါနဲ့
Email ပို့တဲ့အခါ Subject Line ကိုလည်း ထည့်ရေးဖို့မမေ့ပါနဲ့။ Email တစ်စောင် ရောက်တဲ့အခါ Subject ကို အရင်ဆုံးမြင်ရတာ ဖြစ်ပါတယ်။ “Hi” တို့ “FYI” တို့ ရေးမယ့်အစား ပို့တဲ့စာနဲ့ သင့်တော်လိုက်ဖက်မယ့် Subject ကို ထည့်သွင်းသင့်ပါတယ်။

၃။ နိုင်ငံတွေအလိုက် ရိုးရာဓလေ့တွေကို သိထားပါ
International Email ပို့တဲ့အခါ နိုင်ငံတွေအလိုက် ရိုးရာဓလေ့တွေကို သိထားဖို့ လိုအပ်ပါတယ်။ ဥပမာ ဂျပန်နိုင်ငံကို Email ပို့တဲ့အခါ သင့်အကြောင်း အရင်မိတ်ဆက်နေတာထက် ဂျပန်နိုင်ငံရဲ့ ရာသီဥတုအခြေအနေ အကြောင်း စတင်တာက ပို၍ ယဉ်ကျေးတဲ့ စာတစ်စောင်ဖြစ်ပါတယ်။ အဲဒါကြောင့် နိုင်ငံအလိုက် မတူညီတဲ့ ဓလေ့တွေသိထားဖို့လိုပါတယ်။

၄။ Business Email မှာ Emoji တွေ ထည့်မသုံးပါနဲ့
သာမန် Email မှာ မသိသာပေမယ့် Business Email တွေမှာ Smiling Icon တွေ Emoji တွေ ထည့်သုံးချင်းက Professional မဆန်ဘူးလို့ လူအများစုက လက်ခံထားကြပါတယ်။ အဲဒါကြောင့် Emoji တွေကို သတိထားသုံးသင့်ပါတယ်။

၅။ အပိတ်စကား ပြောဖို့မမေ့ပါနဲ့
Email ထဲမှာ ပြောချင်တဲ့အကြောင်းအရာတွေ ရေးသားပြီးရင် အပိတ်စကား (သို့မဟုတ်) ကျေးဇူးတင်စကား ပြောဖို့ မမေ့ပါနဲ့။ “Thank you for your patience and cooperation” “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” “I look forward to hearing from you” စသည်ဖြင့် အပိတ်စကားထည့်ပြောသင့်ပါတယ်။ Sign မထိုးခင် နာမည်မတပ်ခင်မှာလည်း “Best Regards,” “Sincerely,” စသည်ဖြင့် ထည့်သွင်းသင့်ပါတယ်။

၆။ Email မပို့ခင်ပြန်စစ်ပါ
Personal Email ဖြစ်ဖြစ် Business Email ဖြစ်ဖြစ် မပို့ခင်မှာ အလုံးစုံကို ပြန်စစ်ဆေးသင့်ပါတယ်။ စာလုံးပေါင်း သတ်ပုံတွေ၊ အဓိပ္ပာယ်ကောက်လွဲနိုင်တာတွေ အပြင် ပို့ရမယ့် Email လိပ်စာ၊ Subject ၊ Attached File တွေကို ပြန်စစ်ဆေးသင့်ပါတယ်။

Ref: Business News Daily